効率が悪い人の特徴｜効率が良い人との違いやイライラするときの対処法とは

あなたの周りに効率が悪い人はいませんか？またあなた自身が効率が悪くて改善したいと思っていませんか？

仕事の時に効率が悪い人がいるとイライラしてしまいますよね。また効率が悪いことで余計な手間がかかるため改善したいと考えている人は多いと思います。

今回は効率の悪い人と良い人の特徴、効率の悪い人にイライラする時の対処法、仕事の効率を上げる方法について、それぞれ解説していきます。

効率が悪い人の特徴

効率が悪いとは、やり方が悪いせいで失敗をする様子のことを指します。仕事でも効率が悪い人と一緒だとスムーズに進まないことが多いですよね。また自分自身も効率が悪くてもっとうまくやれたら楽なのにと感じている人もいると思います。

ここでは、効率の悪い人の持っている特徴を5つをご紹介します。

優先順位がつけられない

効率の悪い人は、仕事の優先順位をつけることが苦手です。自分が対応できる業務量を把握できておらず、どの仕事にどれくらいの時間がかかるのか見積もりができていません。

そのため、今やるべきことや後回しにすべきことなどを順序立てて考えられず、依頼された仕事を順番にこなすだけになってしまいます。

全体像のイメージができていない

効率の悪い人は、仕事の全体像をイメージできていない傾向が高いです。例えば、資料を作成する場合に全体像を把握する前にまず目先のことから始めてしまう人が多いです。

そのため、全体の構成バランスがおかしかったり、不必要な情報が盛り込まれていたりしてしまいます。結局、最初から作り直しを余儀なくされてしまうことになりかねません。

集中力がない

効率の悪い人の中には、集中力がないことが原因になっている人もいます。仕事をしていても、何か気になることがあるとそちらに目移りしてしまいます。そのため、すべて中途半端になってしまいます。

仕事の内容に興味がなく集中できないのか、その人の持っている特性なのか要因はさまざまだと思いますが、集中力がないと効率が悪くなると言えるのです。

細部にこだわり過ぎてしまう

効率の悪い人は、必要以上に細部にこだわりを持ってしまっている場合があります。一見、丁寧に仕事を進めているように見えるため良いのではと思うかもしれません。

しかし、細部にまでこだわる完璧主義的な人は、効率が悪く仕事が遅い人という印象をもたれてしまいます。

なぜなら、時間をかければ高い質のアウトプットを出せるのは当然のことだからです。決められた時間の中でどれだけ良い成果物を仕上げるかが重要です。

仕事を抱え込んでしまう

効率の悪い人は、自分でなくてもできる仕事を請け負ってしまう人が多いです。断ることが苦手で、また人に頼ることもできず仕事を抱え込んでしまうタイプです。仕事を抱え込んでしまうタイプは残業が多い傾向にあります。

タスクが積み重なり、残業しても終わらせることができず納期までの完了が難しくなります。結局、他の人に迷惑をかけてしまうことになるのです。

効率が良い人の特徴

職場には、効率の悪い人もいれば効率の良い人もいます。仕事を正確に早く仕上げる人は憧れの存在で、自分もそんな人になれたらと思う人も多いでしょう。

効率の良い人はどんなことを意識しているのでしょうか。ここからは、効率の良い人の特徴を5つご紹介します。

優先順位づけに長けている

効率の良い人は、仕事の優先順位づけに長けています。自分の現在の状況を客観視することで、今やるべきことの優先順位を上手につけることができます。

自分のタスクの重要度と緊急度を考慮しつつ、タスクを細分化し取り組むべき順番をスケジューリングします。

何を優先して取り組むべきか常に考えながら、仕事を進めています。

ゴールから逆算ができる

効率の良い人は、計画を進める時にゴールからの逆算をしてから取り組みます。ゴールを目指すために、必要なものやいつまでに何をやればいいのかを明確にし事前に準備をします。

ゴールから逆算することで、遠回りをする必要がなく、仕事を効率的に進めることができます。そのため、決められた期限までに無駄なく仕事を完遂することが可能になります。

効率を良くする方法を考えている

効率の良い人は、どうしたら効率が良くなるのかを常に考えながら仕事をしています。なぜなら効率を上げることで、無駄な作業を減らし重要な仕事にフォーカスができるからです。

仕事でもプライベートでも、限られた時間の中で物事を進めるためにも、無駄をなくすことで時間を作る考え方を持つことは大切と言えます。

失敗を繰り返さない

効率の良い人は、同じ失敗を何度も繰り返しません。人間なので誰でも失敗することはありますが、次も同様の結果にならないための対処法を考えます。

繰り返しの失敗は時間の無駄であることをしっかりと理解しているため、解決策を模索し、同じ失敗を2度としないようにできるのです。

上手に周囲に頼ることができる

効率の良い人は、決して1人で仕事を抱え込みません。周囲の人に仕事を割り振ることで自分の仕事に集中できる環境を自ら作り出すことができます。

効率の悪い人は、自分でなんとかしようと仕事を抱えてしまう傾向があります。ただ仕事は1人で進めるよりも、他の人の力を借りた方がスムーズに進むのは明白です。

効率の良い人は、より良い結果を生み出すために上手に周囲に頼ることができるのです。

効率が悪い人にイライラする時の対処法

効率の悪い人がいると、どうしてもイライラしてしまいがちですよね。物事が思うように進まず、時間ばかりかかってストレスがたまると思います。

ここからは、効率の悪い人にイライラする時の対処法を5つご紹介します。少しでもストレスを減らせるように参考にしてください。

難しい仕事を担当させない

効率の悪い人にイライラしないために、難しい仕事を担当させない方法が挙げられます。効率良く仕事を進めることができない人に対して、難易度の高い仕事を担当してもらうのではなく、本人が取り組みやすい仕事を任せましょう。

対応可能な仕事を進めてもらうことで、あなたのイライラを減らすことができます。

指示を具体的に出す

効率の悪い人に何か頼む時は、指示を具体的に出すようにしてください。効率の悪い人は、物事の全体像を掴むことや優先順位づけが苦手だからです。

曖昧な指示出しをしてしまうと、独自の考え方で進めてしまい、うまく仕事を進められない可能性があるので注意が必要です。

こまめに進捗確認をおこなう

効率の悪い人にイライラしないために、こまめに進捗確認をおこなうようにしましょう。なぜなら、効率の悪い人は優先順位を付けることが苦手であるため、スケジュール通りに仕事が進んでいない可能性があるからです。

頼んでいた仕事が進んでいない状況は、ストレスを感じると思います。そうならないためにも、進捗の場を多く設けるようにしましょう。

効率が悪い人と自分を比べない

効率が悪い人にイライラしてしまうあなたは、効率の良い人だと思います。もっと効率よく進めればいいのにと自分の物差しで相手を図ってしまうためフラストレーションがたまってしまいます。

しかし、人にはそれぞれ得意不得意があります。自分はできていることが相手にとっては難しい場合があることを理解し、比べないようにするとイライラすることも少なくなるでしょう。

感情コントロールをする

効率の悪い人を見るとイライラしてしまう人は、感情コントロールを意識するようにしましょう。

イライラすることは、あなたにとっても周囲の人にとっても悪い影響があります。イライラしていることであなた自身の評価を下げる結果につながる可能性もあります。

まずは、深呼吸でイライラの感情をコントロールし、相手に冷静に向き合うように努力しましょう。

効率が良すぎる人の長所と短所

効率が良いと、仕事もプライベートも順調に進んでいきそうな気がしますよね。ただ効率が良すぎることには良い点も悪い点もあります。

ここからは、効率が良いことの長所と短所についてご紹介します。

長所

仕事で信頼されやすい

効率が良い人の長所は、仕事での失敗や納期遅れがないため信頼されやすいことです。計画をしっかり立ててからスタートするため、ミスや無駄が少ないです。

また、仕事の全体像をイメージしてから着実に進めていくため、時間内かそれよりも前にすべて終わらせることができます。

効率の良い人は信頼されるため、仕事をどんどん任せてもらえ早く出世できる可能性があります。

評価が高くなる

効率の良い人の長所は、周りからの評価が高くなることです。仕事の優先順位づけに長けていて、スマートに進めることができるからです。

効率良く仕事をこなす人を見ると憧れの気持ちを持つと思います。同じ仕事をしていても早く正確に仕上げることができ、羨ましいなと感じる人は多いのではないでしょうか。

そのため、効率の悪い人よりも効率の良い人の方が評価が高くなるといえるのです。

自分のペースで仕事を進められるのでストレスにならない

効率の良い人の長所は、自分のペースで仕事を進められるのでストレスがたまりにくいことです。常に効率良く仕事をすることを考えつつ、計画を立てることができるので自分のやりやすい方法で仕事を進められるからです。

仕事で他人から色々言われるのは、やはり良い気持ちがしないと思います。効率が良い人は、仕事の管理を自分で上手におこなえるのでストレスにならないと言えるのです。

短所

効率が悪いことを嫌う

効率が良すぎる人は、効率が悪いことを嫌う傾向が強いです。常に効率良く進めるためにはどうしたらいいのか考えているため、効率の悪い人に対してイライラしてしまうことが多々あります。

効率が良いことが当たり前なので、効率の悪い人の仕事のやり方に口を出してしまうことがあります。周囲の人に、仕事ができてすごいなと憧れを持たれる反面、口うるさいという印象を持たれてしまう可能性もあります。

怖い人と印象を持たれてしまう

効率の良すぎる人は、常に効率良く作業をするために考えて解決策を見出せる頭の回転が早い人が多いです。

そのため、効率の悪い人に対して、まくしたてるように指摘をしてしまったり、こうするべきだと口を挟んでしまったりすることで怖い人という印象を持たれてしまう場合があります。

嫉妬されやすい

効率の良すぎる人は、仕事の失敗も少なくスムーズに進めることができるため、周りからの評価も高いですが嫉妬されやすいと言えます。

また効率が良すぎるため、周囲のできていない人に対して求められていない指摘をしてしまいます。そのため、仕事ができるからって偉そうだなど嫉妬されてしまうのです。

仕事の効率を上げる方法

仕事を進める上で、できることなら効率良く仕事を進めて早く完了させたいですよね。その方が周囲に迷惑をかけずにすみますし、自分の評価を下げることもありません。

ここからは、仕事の効率を上げる方法を5つご紹介していきます。

自分の得意不得意を知る

仕事の効率を上げるために、自分の得意不得意を知ることから始めましょう。得意な仕事で早く対応できるものと不得意で時間がかかるものなど洗い出しが重要です。

自分のキャパシティを把握できれば、スケジュール管理がしやすいです。また仕事を断ったり、周囲の人にヘルプを出したりもしやすくなります。

全タスクの棚卸しをする

仕事の効率を上げるために、現在の仕事の全タスクの棚卸しをしましょう。効率の悪い人は、自分がやるべきことが明確になっていないため、後から慌ててしまうことが多いです。

まずは、自分が抱えている全ての仕事を書き出してみましょう。そうすると今自分がすべきことがはっきりしてくるので安心して仕事を進めることができます。

着手前に優先順位づけをする

効率良く仕事をするためにも、スタートする前に全体像の把握と作業内容を明確にしましょう。そうすることで、受け持っている仕事の重要度や緊急度が分かります。

目の前にある仕事を順番にこなしているだけでは、効率が悪いと言えます。まずは着手前に優先順位をつけることを徹底しましょう！

完璧を目指さない

効率良く仕事を進めるために、完璧を目指すことはやめましょう。質も高く納期も守れたら良いのですが、数ある仕事をこなしていくためにも、こだわりを持ち過ぎてしまうことはマイナスになります。

また自分が完璧に仕上げた仕事であっても、客観的に見た時に修正が必要になることは多々あります。まずは70%くらいまで進んだら完了にしてしまうことが重要と言えます。

周囲の人に頼る

効率良く仕事をするために、時には周囲の人に頼るようにしましょう。どんなに一生懸命仕事をしていてもうまくいかないことはあります。

どうしても手が回らないのに、残業して自分で終わらせようとしても、焦りから失敗につながる可能性があります。また納期に間に合わず周囲に迷惑をかけてしまうよりかは、事前に相談しヘルプを出す方が得策であると言えます。

自分ができる効率を上げる方法を見つけよう

効率の悪い人と良い人の特徴、効率の悪い人にイライラする時の対処法、仕事の効率を上げる方法について紹介しました。

効率の悪い人は、自分1人が頑張れば良いと上手に人に頼ることができません。その結果自分の首をしめてしまったり、仕事が終わらず周囲に迷惑をかけてしまったり悪循環になってしまいます。

効率が悪い人が周りにいる人や自分自身が効率が悪くて困っている人は、この記事を参考にできることから取り組んでいってください。